Backup dei dati: perché non basta avere tutto sul computer

Molte persone pensano di avere i propri dati al sicuro semplicemente perché “sono salvati sul computer”.

Il problema è che avere tutto dentro il computer non significa avere un vero backup. Significa solo che i dati si trovano in un unico posto. Se quel posto si rompe, viene perso, viene rubato o viene colpito da un problema software, il rischio è di perdere documenti, foto, email, lavori, contabilità e ricordi importanti.

Il backup dei dati serve proprio a evitare questo: avere almeno una copia separata dei file importanti, in modo da poterli recuperare quando qualcosa va storto.

Che cosa significa davvero fare un backup dei dati

Fare un backup non significa spostare qualche file ogni tanto su una chiavetta USB e poi dimenticarsene in un cassetto.

Un vero backup dei dati è una copia organizzata, aggiornata e recuperabile dei file importanti. Deve essere fatta con criterio e deve permettere di recuperare i dati quando il computer non funziona più, quando un file viene cancellato per errore o quando un problema impedisce di accedere normalmente al sistema.

La parola più importante è “recuperabile”.

Un backup che non si riesce a ripristinare, che non si sa dove si trova o che non viene aggiornato da anni non è molto utile nel momento del bisogno.

Perché avere tutto sul computer non basta

Il computer può sembrare il posto più comodo dove tenere tutto: documenti, foto, video, fatture, email, scansioni, lavori e file personali.

Ma se i dati sono presenti solo lì, basta un problema per trasformare una comodità in un rischio.

Un computer può rompersi. Un disco può smettere di funzionare. Windows può non avviarsi più. Un aggiornamento può creare problemi. Un virus può danneggiare o bloccare i file. Oppure, più semplicemente, un documento può essere cancellato per errore.

Ecco perché il backup dei dati non dovrebbe essere rimandato: quando il problema è già successo, spesso è troppo tardi per organizzarsi con calma.

In tutti questi casi, la domanda diventa sempre la stessa: esiste una copia dei dati da qualche altra parte?

Il cloud può aiutare, ma non è sempre la soluzione completa

Servizi come OneDrive, Google Drive, iCloud e altri sistemi cloud possono essere comodi. Permettono di avere alcuni file disponibili anche da altri dispositivi e, in certi casi, aiutano a proteggere i dati se il computer si rompe.

Però bisogna essere chiari: lo spazio gratuito è limitato.

OneDrive, nella versione gratuita, offre 5 GB di spazio cloud. Anche iCloud offre 5 GB gratuiti. Google offre uno spazio gratuito più ampio, ma comunque limitato e condiviso tra diversi servizi.

Per una persona che ha molte foto, video, documenti, allegati email o archivi di lavoro, questi spazi possono riempirsi in fretta.

Quando lo spazio finisce, di solito la soluzione proposta è passare a un abbonamento a pagamento. Non c’è nulla di male, se il cliente lo desidera e se quella soluzione è adatta al suo modo di lavorare.

Ma non sempre il cloud è la scelta migliore per tutti. Alcune persone preferiscono avere una copia locale, sotto controllo, senza dipendere per forza da un abbonamento mensile o annuale.

Per molti utenti, il backup locale su disco esterno resta una soluzione concreta

Per molti clienti privati, una soluzione semplice e sensata può essere un backup locale su disco esterno.

Il principio è facile da capire: i dati importanti restano sul computer, ma vengono copiati anche su un disco esterno separato. Se il computer ha un problema, esiste una seconda copia da cui recuperare documenti, foto e altri file importanti.

Un disco esterno ha alcuni vantaggi pratici: offre molto più spazio rispetto ai piani gratuiti del cloud, non richiede per forza un abbonamento e può essere conservato separatamente dal computer.

Per molti utenti privati, il backup dei dati su disco esterno resta una soluzione semplice, concreta e facile da capire.

Naturalmente va scelto, configurato e usato nel modo giusto.

Il disco esterno non deve essere trattato come un cassetto disordinato

Comprare un disco esterno e copiarci dentro qualche cartella ogni tanto è meglio di niente, ma non è sempre sufficiente.

Il rischio è dimenticarsi di aggiornare la copia, salvare solo alcune cartelle e lasciarne fuori altre, oppure non sapere più quale versione dei file sia quella giusta.

Per questo è utile avere una procedura più ordinata: sapere quali cartelle vengono salvate, quando vengono salvate e dove si trova la copia.

Il disco esterno non dovrebbe restare sempre collegato

Un errore comune è lasciare il disco esterno sempre collegato al computer.

È comodo, ma non sempre è la scelta più sicura. Se il computer viene colpito da un problema software, da un virus o da un errore dell’utente, anche il disco sempre collegato può essere esposto ad alcuni rischi.

In molti casi è meglio collegare il disco quando si deve eseguire o controllare il backup, poi scollegarlo e conservarlo in un posto sicuro.

Cobian Reflector: un aiuto gratuito per automatizzare il backup

Una delle difficoltà principali del backup è ricordarsi di farlo.

All’inizio si parte con buone intenzioni, poi passano i giorni, le settimane, i mesi, e la copia non viene più aggiornata. Per questo può essere utile configurare un programma che aiuti ad automatizzare il salvataggio.

Cobian Reflector è un programma gratuito per Windows che permette di creare backup programmati di file e cartelle. Può essere configurato per copiare i dati importanti verso un disco esterno, una cartella di rete o altre destinazioni compatibili.

Per maggiori informazioni puoi consultare il sito ufficiale di Cobian Backup / Cobian Reflector.

Perché non basta installare il programma

Installare un programma di backup non significa automaticamente essere protetti.

Per avere un vero backup dei dati bisogna configurarlo correttamente: scegliere le cartelle giuste, decidere la destinazione, impostare la frequenza, controllare che il disco esterno venga riconosciuto e verificare che i file siano davvero recuperabili.

Un backup sbagliato può dare una falsa sicurezza. Si pensa di essere protetti, ma al momento del bisogno si scopre che mancavano proprio le cartelle più importanti.

Quali dati conviene salvare

Ogni persona usa il computer in modo diverso. Per questo non esiste una lista uguale per tutti.

Prima di configurare un backup dei dati, bisogna capire dove si trovano davvero i file importanti.

Tra i dati da controllare ci sono spesso:

• cartella Documenti;
• cartella Desktop;
• cartella Immagini;
• cartella Download, se usata per conservare file;
• foto e video personali;
• file di lavoro;
• contabilità e fatture;
• scansioni di documenti;
• archivi email locali;
• cartelle create manualmente dall’utente;
• file salvati in posizioni non standard.

Uno degli errori più frequenti è salvare solo le cartelle più evidenti e dimenticare file importanti sparsi in altre posizioni.

Per questo, prima di impostare un backup automatico, conviene fare un controllo ordinato del computer.

Gli errori più comuni nei backup

Il problema non è solo non fare il backup. Spesso il problema è pensare di averlo fatto, ma in modo incompleto o disordinato.

Gli errori più comuni sono:

• avere tutti i dati solo sul computer;
• usare una chiavetta USB come unica copia;
• comprare un disco esterno ma non usarlo regolarmente;
• lasciare il disco esterno sempre collegato;
• non sapere quali cartelle vengono salvate;
• salvare solo documenti e dimenticare foto, email o cartelle personali;
• non controllare mai se il backup funziona;
• non sapere come recuperare i dati;
• confondere sincronizzazione cloud e backup;
• non fare un backup prima di riparazioni, aggiornamenti o cambio computer.

Prima di una riparazione o di un cambio computer, il backup è fondamentale

Prima di intervenire su un computer, è sempre importante sapere dove sono i dati e se esiste una copia di sicurezza.

Questo vale ancora di più quando bisogna sostituire un disco, reinstallare Windows, aggiornare il sistema o trasferire i dati su un nuovo computer.

Anche quando un intervento tecnico è fatto con attenzione, i dati importanti non dovrebbero mai dipendere da una sola copia.

Un backup fatto prima permette di lavorare con più tranquillità e riduce il rischio di brutte sorprese.

Se il computer mostra già rallentamenti o problemi, può essere utile leggere anche la nostra guida su cosa controllare quando un computer è lento.

Come dovrebbe essere un buon backup dei dati

Non esiste una soluzione uguale per tutti. Il backup giusto dipende da quanti dati hai, da quanto spesso cambiano, da quanto sono importanti e da come usi il computer.

In generale, un buon backup dovrebbe essere:

• aggiornato con regolarità;
• salvato su un supporto separato dal computer principale;
• abbastanza capiente per i dati presenti e futuri;
• facile da controllare;
• comprensibile anche per chi non è tecnico;
• protetto da accessi non autorizzati;
• non dipendente da una sola copia;
• testato almeno ogni tanto, per verificare che i dati siano recuperabili.

La cosa più importante è che il backup sia davvero utilizzabile nel momento del bisogno. Non deve essere solo “qualcosa che forse c’è da qualche parte”.

Backup dei dati: cosa può fare ByeByte

Da ByeByte possiamo aiutarti a capire dove si trovano i tuoi dati importanti e qual è il modo più adatto per proteggerli.

Per molti clienti, una soluzione pratica può essere un disco esterno configurato correttamente con un programma di backup automatico, come Cobian Reflector. In questo modo il backup dei dati non dipende solo dalla memoria dell’utente.

In base al caso possiamo aiutarti con:

• controllo dei dati importanti presenti sul computer;
• scelta di un disco esterno adatto;
• installazione e configurazione di Cobian Reflector;
• impostazione delle cartelle da salvare;
• configurazione della frequenza di backup;
• verifica del corretto funzionamento;
• spiegazione semplice di come usare il sistema;
• salvataggio prima di una riparazione;
• trasferimento dati su un nuovo computer;
• recupero dati quando possibile.

L’obiettivo non è complicare la vita, ma rendere più sicura una cosa semplice: i tuoi dati importanti devono poter essere recuperati anche se il computer ha un problema.

Meglio pensarci prima, non dopo

Il backup dei dati è una di quelle cose che sembrano poco urgenti fino al giorno in cui servono davvero.

Quando tutto funziona, sembra una perdita di tempo. Quando qualcosa si rompe, diventa improvvisamente la cosa più importante.

Per questo vale la pena fermarsi un momento e chiedersi: se oggi il computer non si accendesse più, avrei una copia aggiornata dei miei dati importanti?

Se la risposta è no, oppure “non lo so”, è il momento giusto per fare una verifica.